Tipps für Unternehmen und Vereine
Fehler bei der Umsetzung können bei der Komplexität der Aufgaben schnell passieren, haben aber auch weitreichende Folgen. Sie können beispielsweise zu Datenlecks führen und ziehen häufig empfindliche Bußgelder und Schadensersatzzahlungen nach sich.
Die häufigsten, aber auch schwerwiegendsten Fehler haben wir für Sie aufgelistet, damit Sie diese zukünftig vermeiden können.
1. Fehlende Datenschutzerklärung
Eine vollständige Datenschutzerklärung ist essenziell, um die gesetzlichen Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen zu erfüllen.
Darin sollten alle relevanten Aspekte der Datenerhebung, Nutzung und Verarbeitung detailliert erläutert werden. Zudem müssen Betroffene über ihre Rechte informiert werden, etwa das Recht auf Auskunft oder Widerruf.
Auch die Verwendung von Cookies und Web-Analysetools gehört in die Datenschutzerklärung. Ist diese unvollständig oder fehlt sie gänzlich, drohen Abmahnungen oder Bußgelder.
In unserer Online-Schulung erfahren Sie, wie eine rechtssichere Datenschutzerklärung aufgebaut sein muss und welche Inhalte verpflichtend sind.
2. Fehlende Schulung der Mitarbeitenden
Gemäß Artikel 39 DSGVO ist es unerlässlich, Mitarbeitende regelmäßig im Datenschutz zu schulen. Dies gilt besonders im Homeoffice, wo der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen Daten noch wichtiger ist.
Schulungen sollten klären:
- Wie sind Daten korrekt zu behandeln?
- Welche Schutzmaßnahmen müssen eingehalten werden?
- Wer ist Ansprechperson bei Unsicherheiten?
- Welche Arbeitsmittel müssen gesichert werden?
Obwohl der Gesetzgeber keine festen Schulungsintervalle vorschreibt, ist aufgrund der ständigen Weiterentwicklung der Technologie eine jährliche Schulung empfehlenswert.
Unsere praxisnahen Online-Schulungen vermitteln Mitarbeitenden das notwendige Wissen, um Datenschutzverstöße im Arbeitsalltag zu vermeiden.
3. Keine Meldung von Datenschutzverstößen
Trotz aller Schutzmaßnahmen kann es zu einer Datenschutzpanne kommen. In diesem Fall ist eine unverzügliche Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde erforderlich.
Für die Meldung bleibt eine Frist von 72 Stunden ab Kenntnis des Vorfalls. Zudem sollten auch die betroffenen Personen schnellstmöglich informiert werden. Eine proaktive Zusammenarbeit mit den Behörden kann dabei helfen, negative Folgen zu minimieren.
Unsere Schulung zum Umgang mit Datenschutzvorfällen hilft Ihnen, die richtigen Maßnahmen im Ernstfall zu ergreifen.
4. Nichterfüllung gesetzlicher Pflichten
Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, haben verschiedene Pflichten gemäß der DSGVO zu erfüllen. Verstöße entstehen häufig durch:
- Unvollständige oder verspätete Auskunft auf Anfragen von Betroffenen
- Fehlende Benachrichtigung nach einem Datenleck
- Nicht-Erfüllung von Löschanträgen
- Unzureichende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
- Nicht-Löschung von Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre internen Prozesse regelmäßig überprüfen und anpassen.
Unsere Online-Schulung zu DSGVO-Pflichten vermittelt Ihnen die wichtigsten Anforderungen und zeigt auf, wie Sie diese rechtssicher umsetzen.
5. Unsichere Passwörter und mangelndes Zugriffsmanagement
Viele Cyberangriffe sind auf schwache oder mehrfach verwendete Passwörter zurückzuführen. Ein solides Passwortmanagement ist daher essenziell, um personenbezogene Daten zu schützen.
Empfohlene Maßnahmen:
- Starke, einzigartige Passwörter für jeden Zugang
- Regelmäßiger Passwortwechsel
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für sensible Daten
- Klare Vergabe von Zugriffsrechten: Nur berechtigte Personen sollten Zugriff haben
Durch diese Maßnahmen lassen sich viele Sicherheitsrisiken effektiv reduzieren.
Unsere Schulung zu IT-Sicherheit und Passwortmanagement gibt Ihnen praktische Tipps für mehr Schutz im digitalen Alltag.
Datenschutz leicht gemacht – Unterstützung durch einen externen Datenschutzbeauftragten
Datenschutz ist komplex und oft schwer zu überblicken. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Unternehmen unterstützen, indem er Datenschutzkonzepte analysiert, optimiert und die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.
Wichtig: Ab 20 Mitarbeitenden, die personenbezogene Daten verarbeiten, ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich vorgeschrieben.
Als erfahrener Partner helfen wir Unternehmen, Datenschutzverstöße zu vermeiden, Prozesse datenschutzkonform zu gestalten und im Ernstfall rechtssicher zu agieren – inklusive Vertretung vor Behörden oder Gerichten.
